Quiénes somos
La ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE DERECHO MIGRATORIO – ACODEMI, identificada con NIT 901.467.508-2, con domicilio en Bogotá D. C., Colombia, sitio web https://acodemi.org/ y correo electrónico info@acodemi.org, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.
La Dirección, o quien haga sus veces, es el área encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos personales mediante info@acodemi.org.
Propósito y alcance
Esta Política de privacidad explica cómo ACODEMI recolecta, utiliza, almacena, comparte y protege datos personales cuando una persona visita el sitio web, se comunica con la Asociación, solicita información, se postula como miembro, se inscribe en congresos o actividades, interactúa con contenidos digitales o utiliza formularios y servicios vinculados desde el sitio.
Esta política complementa la Política de tratamiento y protección de datos personales, la Política de cookies, los avisos de privacidad y las autorizaciones específicas de ACODEMI. En caso de diferencia, se aplicará la norma colombiana y la disposición específica que otorgue mayor claridad y protección al titular.
Información tratada
Según la interacción del usuario, ACODEMI podrá tratar:
- Datos de identificación y contacto, como nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, ciudad, país y dirección.
- Datos profesionales, académicos o asociativos, como profesión, cargo, organización, formación, experiencia, intereses, categoría de membresía y participación en comités.
- Datos relacionados con eventos, como inscripción, asistencia, acreditación, certificados, preguntas, preferencias logísticas y constancias de participación.
- Información incluida voluntariamente en mensajes, solicitudes, peticiones, consultas o reclamos.
- Datos contractuales, contables, tributarios, bancarios o de pago cuando resulten necesarios para membresías, eventos, proveedores o actividades institucionales.
- Datos digitales y técnicos, como dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas consultadas, registros de seguridad, identificadores y preferencias de cookies.
- Fotografía, video, voz, nombre, cargo e intervenciones en actividades, únicamente para los fines informados y con la autorización correspondiente cuando sea exigible.
ACODEMI no solicita datos sensibles por medio del sitio salvo que sean indispensables para una finalidad legítima. Si llegara a requerirlos, informará su carácter sensible, el carácter facultativo de la respuesta, la finalidad específica y solicitará autorización explícita, salvo excepción legal.
Fuentes de información
Los datos pueden obtenerse directamente del titular por correo, formularios, inscripciones, solicitudes de membresía, eventos o comunicaciones; automáticamente durante la navegación mediante registros técnicos y cookies; o de terceros autorizados, fuentes públicas o aliados cuando exista una habilitación legal o contractual y se respete el deber de información.
Finalidades
ACODEMI podrá tratar los datos para:
- Operar, proteger, mantener y mejorar el sitio web.
- Responder consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Gestionar postulaciones, admisiones, afiliaciones, membresías, directorios autorizados, comités, asambleas y actividades de asociados.
- Organizar congresos, seminarios, talleres y demás actividades; administrar inscripciones, aforo, acreditaciones, pagos, logística, materiales, encuestas y certificados.
- Gestionar ponentes, docentes, invitados, aliados, patrocinadores, proveedores y contratistas.
- Enviar comunicaciones institucionales o académicas relacionadas con una solicitud, inscripción, membresía o relación vigente.
- Enviar boletines, invitaciones y contenidos promocionales cuando exista autorización independiente y ofrecer un mecanismo sencillo para cancelar el envío.
- Elaborar estadísticas, informes y análisis institucionales, preferiblemente mediante datos agregados o anonimizados.
- Cumplir obligaciones legales, estatutarias, contractuales, contables, tributarias, de archivo y de atención a autoridades.
- Prevenir fraude, gestionar riesgos, conservar evidencia, ejercer la defensa de derechos y proteger personas, información y activos.
- Captar y utilizar imagen, voz o intervenciones únicamente en los términos de la autorización específica otorgada.
- Medir el uso del sitio mediante cookies analíticas solo después de obtener el consentimiento correspondiente.
Una finalidad nueva que sea materialmente distinta o incompatible con la informada requerirá un nuevo aviso y, cuando corresponda, una nueva autorización.
Autorización y excepciones
Salvo las excepciones previstas en la ley, ACODEMI solicitará autorización previa, expresa e informada por medios que permitan conservar evidencia. No interpretará el silencio, la inactividad, las casillas premarcadas ni la simple navegación como autorización para finalidades opcionales.
La autorización no será necesaria en los eventos previstos por la ley, entre ellos información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones, orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el registro civil.
Formularios externos
Algunas inscripciones o actividades pueden gestionarse mediante servicios externos, como Google Forms. Antes de remitir al usuario, ACODEMI procurará informar qué datos se solicitan, para qué se utilizan, cuáles campos son obligatorios, quién es el responsable y cómo consultar esta política.
El proveedor tecnológico puede tratar datos técnicos y de cuenta conforme a sus propios términos y políticas. ACODEMI limitará los campos a la información necesaria, restringirá el acceso a las respuestas, revisará los permisos y eliminará o anonimizará la información cuando termine su finalidad y no exista obligación de conservación.
Cookies y analítica
El sitio utiliza cookies necesarias para su funcionamiento, seguridad y conservación de las preferencias de privacidad. También puede utilizar cookies analíticas de Google para conocer de forma estadística cómo se usa el sitio. Estas últimas permanecerán desactivadas hasta que el visitante las acepte mediante el banner de consentimiento.
El visitante puede aceptar, rechazar o configurar las categorías opcionales y modificar posteriormente su elección mediante la herramienta de configuración de cookies. Los tipos, proveedores, finalidades y duraciones se explican en la Política de cookies.
Redes y enlaces externos
El sitio puede contener enlaces a LinkedIn, Instagram, X, Google Forms, sitios normativos y otras páginas de terceros. Al seguir un enlace, el usuario abandona el entorno controlado por ACODEMI y el tercero puede tratar información bajo sus propias condiciones. ACODEMI no controla las prácticas de privacidad de sitios externos y recomienda revisar sus políticas antes de suministrar datos.
La mera inclusión de un enlace no significa que ACODEMI comparta datos personales con el tercero. Si en el futuro se integran contenidos, botones, píxeles o complementos capaces de transmitir datos desde la página, se informarán y, cuando proceda, se bloquearán hasta obtener consentimiento.
Destinatarios y encargados
ACODEMI podrá permitir acceso limitado a sus datos a proveedores que presten servicios de alojamiento, correo, nube, formularios, analítica autorizada, soporte tecnológico, comunicaciones, pagos, contabilidad, logística, boletería, archivo o producción audiovisual. Estos proveedores deberán tratar los datos por cuenta de ACODEMI, para las finalidades autorizadas, con deberes de seguridad y confidencialidad.
También podrá comunicar información a autoridades, aliados u otros responsables cuando exista autorización, obligación legal, orden competente u otra habilitación aplicable. ACODEMI no vende datos personales.
Operaciones internacionales
El uso de proveedores tecnológicos puede implicar almacenamiento, acceso o transmisión de datos fuera de Colombia. ACODEMI verificará el rol del proveedor, las condiciones del servicio y las medidas de seguridad; formalizará las transmisiones mediante los instrumentos exigibles y aplicará las reglas colombianas sobre transferencias y transmisiones internacionales.
Las transmisiones internacionales entre responsable y encargado deben estar respaldadas por un contrato que defina alcance, actividades, obligaciones, seguridad y confidencialidad. Las transferencias a otro responsable quedan sujetas a las restricciones, excepciones y mecanismos previstos en la Ley 1581 de 2012 y en las instrucciones de la SIC.
Conservación y eliminación
ACODEMI conservará los datos únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y por los períodos legales, estatutarios, contractuales, contables, tributarios, probatorios o de defensa aplicables. Los criterios de conservación incluyen la duración de la relación, la vigencia del consentimiento, la necesidad de emitir o verificar certificados, los plazos de prescripción y la existencia de reclamaciones o investigaciones.
Una vez agotada la finalidad y cuando no exista deber de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a medidas que restrinjan su uso. Las copias de respaldo se depurarán conforme al ciclo técnico definido por ACODEMI.
Seguridad
ACODEMI adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables y proporcionales al riesgo, tales como gestión de accesos, mínimo privilegio, contraseñas robustas, doble factor cuando esté disponible, actualización de sistemas, copias de seguridad, confidencialidad, capacitación y gestión de incidentes. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta; por ello, las medidas se revisarán y mejorarán periódicamente.
Los incidentes que comprometan datos personales serán documentados, contenidos, investigados y reportados a la SIC cuando sea aplicable. La SIC ha indicado un plazo máximo de quince días hábiles desde la detección y conocimiento interno para reportar incidentes de seguridad.
Derechos del titular
El titular tiene derecho a conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a su información; presentar consultas y reclamos; solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda; negarse a responder preguntas sobre datos sensibles; acceder gratuitamente a sus datos y presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante ACODEMI.
La supresión o revocación no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la información sea necesaria para ejercer o defender derechos.
Cómo ejercer los derechos
Las solicitudes deben enviarse a info@acodemi.org e incluir nombre e identificación del titular, calidad en la que actúa, descripción clara de la solicitud, datos de contacto y documentos de soporte cuando sean necesarios.
Las consultas se atenderán dentro de diez días hábiles desde su recepción; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de quince días hábiles desde el día siguiente a su recepción; la prórroga no podrá superar ocho días hábiles adicionales. Si un reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de cinco días; transcurridos dos meses sin subsanación, se entenderá desistido.
Menores de edad
El sitio y las actividades generales de ACODEMI no están dirigidos a recolectar datos de niños, niñas o adolescentes sin controles especiales. Cuando una actividad requiera su información, el tratamiento deberá responder a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales, considerar su opinión según madurez y contar con autorización del representante legal cuando corresponda.
Las fotografías y grabaciones son datos personales; por regla general, su captación y uso requiere autorización, y las imágenes de menores exigen garantías reforzadas.
Decisiones automatizadas
ACODEMI no adopta actualmente decisiones que produzcan efectos jurídicos o consecuencias equivalentes basadas exclusivamente en perfiles o tratamientos automatizados realizados a través del sitio. Si esta situación cambia, informará la lógica general, las consecuencias y los mecanismos de intervención o revisión disponibles.
Cambios y vigencia
Esta política rige desde su publicación. ACODEMI podrá actualizarla por cambios normativos, institucionales o tecnológicos. La versión vigente estará disponible en el sitio con su fecha de actualización; los cambios sustanciales serán informados por medios razonables y se solicitará una nueva autorización cuando sea necesaria.