Identificación del responsable
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE DERECHO MIGRATORIO – ACODEMI, identificada con NIT 901.467.508-2, con domicilio en Bogotá D. C., Colombia, sitio web https://acodemi.org/ y correo info@acodemi.org, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales sometidos a esta política.
La Dirección, o quien haga sus veces, atenderá consultas y reclamos mediante info@acodemi.org.
Objeto y alcance
Esta política establece las reglas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales. Aplica a visitantes, asociados, aspirantes, participantes y asistentes a actividades, ponentes, docentes, aliados, patrocinadores, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos y demás personas naturales relacionadas con ACODEMI, en medios físicos o digitales.
Marco normativo
La política se adopta con fundamento en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015; y las normas que los modifiquen, sustituyan o complementen.
Definiciones
| Concepto | Definición |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos. |
| Dato personal | Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable. |
| Dato sensible | Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. |
| Titular | Persona natural a quien pertenecen los datos. |
| Responsable | Persona que decide sobre la base o el tratamiento. |
| Encargado | Persona que trata datos por cuenta del responsable. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos, como recolección, uso, almacenamiento, circulación o supresión. |
| Transmisión | Comunicación a un encargado que trata datos por cuenta del responsable. |
| Transferencia | Envío a otro responsable dentro o fuera de Colombia. |
Principios
ACODEMI aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada. Solo recolectará información pertinente y limitada a las finalidades informadas.
Datos tratados
- Identificación y contacto: nombre, documento, firma, correo, teléfono, ciudad, dirección y país.
- Información profesional y académica: profesión, cargo, organización, experiencia, hoja de vida, formación e intereses.
- Información asociativa: categoría, solicitud, participación, comités, historial y comunicaciones.
- Información de eventos: inscripción, asistencia, acreditación, certificados y preferencias logísticas.
- Información contractual, tributaria, bancaria, contable y de pagos cuando sea necesaria.
- Datos digitales: IP, identificadores, registros técnicos, navegador, dispositivo, páginas visitadas y preferencias de cookies.
- Fotografía, video, voz, nombre y participación, conforme a autorización específica cuando sea exigible.
- Contenido de peticiones, consultas, reclamos y comunicaciones.
Finalidades
Gestión institucional y asociativa
- Tramitar afiliaciones y administrar miembros.
- Convocar asambleas, reuniones, comités y actividades.
- Mantener directorios previamente autorizados.
- Elaborar estadísticas, informes y planeación.
- Atender peticiones, consultas y reclamos.
Actividades académicas y eventos
- Registrar participantes y gestionar pagos, acreditaciones, aforo y logística.
- Emitir certificados y conservar evidencia de participación.
- Comunicar agenda, cambios y materiales.
- Evaluar satisfacción y mejorar actividades.
- Gestionar ponentes, invitados, aliados y patrocinadores.
Comunicaciones
- Enviar información institucional o académica vinculada con la relación.
- Enviar boletines, invitaciones y promoción solo cuando exista autorización y mecanismo de cancelación.
- Administrar redes sociales y responder mensajes.
Obligaciones y seguridad
- Gestionar proveedores, contratos, talento humano, candidatos, pagos y facturación.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de archivo.
- Prevenir fraude, gestionar riesgos, ejercer defensa jurídica y proteger personas, activos e información.
Sitio web e imagen
- Garantizar funcionamiento y seguridad del sitio.
- Recordar preferencias de privacidad.
- Medir visitas únicamente conforme a la Política de cookies y después de autorización cuando corresponda.
- Captar y usar imagen, voz y nombre para los fines y canales autorizados.
Una finalidad materialmente distinta e incompatible exigirá información y autorización adicional cuando sea aplicable.
Autorización
La autorización se obtendrá antes o a más tardar al recolectar los datos, por escrito, verbalmente o mediante conducta inequívoca acreditable. El silencio, la inactividad, las casillas premarcadas o la mera navegación no constituyen autorización para finalidades opcionales. ACODEMI conservará evidencia del texto, versión, finalidad, fecha, canal y decisión.
Datos sensibles
El titular no está obligado a autorizar datos sensibles. Cuando sean indispensables, ACODEMI informará su naturaleza, finalidad y carácter facultativo y obtendrá autorización explícita, salvo excepción legal. No condicionará servicios al suministro de datos sensibles innecesarios.
Niños y adolescentes
ACODEMI evitará tratar datos de menores salvo necesidad legítima. El tratamiento deberá responder a su interés superior, respetar sus derechos, ser proporcional, contar con autorización del representante y considerar la opinión del menor según madurez y capacidad. Las imágenes de menores tendrán controles reforzados.
Derechos
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización.
- Ser informado sobre el uso.
- Acceder gratuitamente en los términos legales.
- Solicitar supresión o revocar cuando proceda.
- Negarse a responder sobre datos sensibles.
- Presentar queja ante la SIC después de agotar el trámite interno.
La supresión o revocación no procederá cuando exista deber legal o contractual de conservar la información o esta sea necesaria para formular, ejercer o defender reclamaciones.
Consultas
El titular, causahabiente o representante acreditado podrá consultar datos escribiendo a info@acodemi.org, indicando nombre, identificación, relación con ACODEMI, solicitud y datos de contacto. Se responderá dentro de diez días hábiles. Si no es posible, se informará antes del vencimiento el motivo y la fecha, que no superará cinco días hábiles adicionales.
Reclamos
Los reclamos de corrección, actualización, supresión, revocación o incumplimiento deberán incluir identificación, hechos, petición, dirección de notificación y soportes. Si están incompletos, se solicitará subsanar dentro de cinco días. Transcurridos dos meses sin respuesta, se entenderán desistidos.
El reclamo completo se responderá dentro de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informarán los motivos y una nueva fecha que no superará ocho días hábiles adicionales.
Encargados y terceros
ACODEMI podrá transmitir datos a proveedores de hosting, correo, nube, analítica autorizada, pagos, boletería, comunicaciones, soporte, contabilidad, archivo, logística y producción audiovisual que actúen por su cuenta. Los acuerdos deberán regular finalidad, seguridad, confidencialidad, supresión, subcontratación e incidentes.
Podrá transferir datos a autoridades, aliados u otros responsables cuando exista autorización, obligación legal u otra habilitación. Las operaciones internacionales observarán las restricciones y excepciones legales. ACODEMI no vende datos personales.
Seguridad e incidentes
ACODEMI aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas proporcionales al riesgo: control de acceso, doble factor cuando esté disponible, actualización, copias de seguridad, cifrado apropiado, mínimo privilegio, confidencialidad, capacitación y gestión de incidentes. Los incidentes se documentarán, contendrán, evaluarán y reportarán a la SIC dentro del término aplicable.
Conservación y eliminación
Los datos se conservarán mientras exista una finalidad legítima y durante los plazos legales, contables, tributarios, contractuales, probatorios o de defensa. Al finalizar, serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, salvo obligación de conservación.
Cookies
El uso de cookies se rige por la Política de cookies publicada en https://acodemi.org/. Las cookies opcionales no deberán activarse antes de la autorización. El titular podrá cambiar su decisión mediante “Configurar cookies”.
RNBD
ACODEMI evaluará anualmente si está obligada a registrar sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos y mantendrá la información actualizada cuando corresponda. No estar obligada al registro no elimina los demás deberes.
Vigencia
Esta política rige desde el 10 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales serán informados por medios razonables y se solicitará una nueva autorización cuando sea exigible.